Содержание раздела

В данной статье описано, как в системе происходит согласование и смена статусов

• как согласовать документ
• статусы документов (общие статусы)
• как согласовать заявку (статусы заявок)
• статусы коммерческих предложений (КП)

Как согласовать документ

! Важно: Согласование любого документа в системе осуществляется посредством смены статусов. Изначально созданный документ имеет статус “Новая”.
Рассмотрим смену статусов на примере Ресурсной ведомости.

После сохранения документа он принимает статус "Новый" (черновик)

Чтобы его согласовать нужно выбрать "галкой" документ, который хотим согласовать и "сменить статус". Далее выбираем “Согласовать”. Для отмены документа необходимо выбрать “Отменить”

Либо, если хотим какие-то позиции в согласованном документе отредактировать/удалить, то меняем статус документа на "Новый" -> "Сохранить". После открываем документ двойным кликом и вносим изменения. Затем выбираем сменить статус на "Согласовать".

Статусы документов (общие статусы)

Общие значения статусов используются в таких разделах, как Договоры (с поставщиками, подрядчиками), Акты, Ресурсная ведомость, Счета от поставщиков. Текущий статус документа в этих разделах обозначается цветным кругом:

• Синий круг - запись (документ) новая, что означает черновик
  
• Зеленый круг с белой галочкой - запись (документ) согласована
• Серый круг с горизонтальной чертой - запись (документ) отменена

Как согласовать заявку. Статусы заявок

Согласование заявок отличается от согласования документов. В зависимости от статуса, ячейка подсвечивается разными цветами. Пример: заявка "193" имеет статус "Согласование 1 этап" (подробнее про значения статусов описано ниже)

Чтобы сменить статус заявки выделяем нужную заявку галкой и кликаем на "Сменить статус". Подробнее про статусы и их логику описано ниже

Стандартно в системе заявку нужно отправить на согласование, согласовать и отправить в работу для отдела снабжения (чтобы далее велась работа с выбором поставщиков, оплаты счета и доставки)
Также есть возможность заявку отменить, отклонить (вернуть обратно автору заявки для ее корректировки). Начальник снабжения, после того, как будет выбран поставщик для всех позиций по заявке может перевести заявку в Исполнена, а прораб, после того, как получит все материалы на объект, то может Закрыть заявку.

Для заявок существуют следующие статусы:

Новая - Согласование 1 этап - Согласование 2 этап - В работе - Исполнена - Закрыта - Отклонена - Отменена

Рассмотрим, что означает каждый статус:

• Новая - заявка сохранена, как черновик. Её ещё никто не видит, кроме автора заявки. Чтобы заявка ушла далее в работу её нужно отправить "на Согласование". 
• Согласование 1 этап - заявка отправлена на согласование отделу ПТО. Отдел ПТО может Отклонить заявку, написав причину отмены в комментариях к позициям по заявке, либо дальше отправить на "Согласование 2 этап" или "В работе". Если заявку "отклонить", то автор заявки сможет её снова перевести в статус "Новая", отредактировать и отравить на Согласование.
• Согласование 2 этап - 2ой этап согласования заявки. Главный инженер, либо руководитель может на этом этапе заявку "Отклонить", отправить обратно на "Согласование 1 этап", либо "В работе".
• В работе - заявка отправлена в работу для дальнейшей обработки её отделом Снабжения. 
• Исполнена - отдел Снабжения, по завершению работы с ней переводит заявку в "Исполнено".
• Закрыта - прораб меняет статус заявки на "Закрыта", когда работа по ней завершена и все позиции из запроса поступили на объект.
• Отклонена - означает, что по какой-то причине заявку не одобрили и её нужно изменить автору заявки. Для редактирования заявки, её нужно перевести в статус "Новая", внести изменения и снова отправить на Согласование.
• Отменена - в случае, если нет потребности в позициях из заявки и она еще не отправлена "В работу", её можно "Отменить".

Последовательность переходов статусов может быть изменена при потребности.(Например: отдел ПТО отклоняет заявку прораба (автора заявки) и переводит заявку из Согласование 1 этап в Отклонена. Прораб же эту заявку переводит из Отклонена в Новая, меняет в соответствии с причиной отклонения, и снова отправляет заявку на Согласование 1 этап. Т.е. переход будет таким Новая - Согласование 1 этап - Отклонена - Новая - Согласование 1 этап и далее по процессу)

! ВАЖНО заявка переходит в отдел снабжения, только когда достигнет статуса "В работе".

!!! ВАЖНО все переходы статусов настраиваются отдельно для каждой организации, так как процессы работы с заявками у всех отличаются. Чтобы корректно настроить статусы конкретно под Вашу организацию для каждого сотрудника, пожалуйста, обратитесь в техподдержку. Есть стандартная настройка, но она может Вам не подойти

Фильтрация заявок в зависимости от их статуса

Всего заявки фильтруются по 4м стадиям: В обработке,  Согласование, В работе, Архив 

• В обработке - заявки в статусе "В работе", их видят те, кто распределяет заявки на обработку в отдел снабжения
• Согласование - заявки в статусах "Согласование 1 этап" или "Согласование 2 этап",  т.е. находятся на 1м или 2м этапе согласование
• В работе - заявки во всех статусах, кроме "Отменена" и "Закрыта", то есть по которым ведется работа в системе. Какая именно, можно узнать из состояний заявки, подробнее описано в этой статье
• Архив - заявки в cтатусах "Отменена" и "Закрыта"

Статусы КП(коммерческих предложений)

Смена статус в КП происходит автоматически в зависимости от этапа работы в системе. Но есть случаи, когда может возникнуть потребность поменять статус вручную. Подробнее об этом ниже

Всего доступны следующие статусы в системе: 

Черновик, Отправлен запрос, КП Получено, КП рассмотрено, Отменен, Создан счёт, где отменен можно ставить вручную, в зависимости от необходимости

• Черновик - при добавлении контрагента вручную или загрузкой его счета, под запросом его коммерческое предложение приобретает статус "Черновик"
• Отправлен запрос - если при добавлении контрагента вручную мы запрашиваем цены из этой же формы, то статус меняется автоматически. Либо, мы можем его поменять вручную к добавленному контрагенту, если мы запросили цены из самого запроса по кнопке "Действие" - "Экспорт". Или, если уже запросили цены без использования системы и хотим это отразить
• КП получено - после загрузки счета от поставщика к запросу, распознавания его и сопоставления счета с позициями из заявки,  статус становится "КП получено". После загрузки счета к добавленной вручную записи с поставщиком статус также становится "КП получено"
• КП рассмотрено - означает, что данный счет участвовал при формировании варианта закупки, но не был утвержден Согласовантом
• Отменен - ставится вручную, если запись КП нужно отменить, чтобы это КП не участвовало при выборе поставщика и создании счета, либо если оно было создано по ошибке
• Создан счет - означает, что данный счет от поставщика был утвержден и отправлен далее для согласования руководителем (раздел счета от поставщиков), либо же сразу для распределения его оплаты в реестр счетов (настройка зависит от потребности организации). В этот же момент создался график поставки материалов