Как использовать бюджет проекта
Для чего нужен бюджет проекта
Бюджет — это финансовый план вашего проекта. Он нужен, чтобы:
Спланировать расходы: Заранее понять, сколько денег и на что понадобится.
Контролировать траты: Следить, чтобы проект не вышел за рамки выделенных средств.
Принимать решения: Понимать, на что хватает денег, а где нужно сэкономить или найти дополнительное финансирование.
Отчитываться: Четко показать заказчику или руководству, куда были направлены средства.
Из чего состоит
Статьи бюджета - это контейнер для денег на конкретное крупное направление работ. Состав может меняться в зависимости от проекта.
Ресурсная ведомость на статью - это детализация статьи до уровня конкретных ресурсов: материалов, оборудования. Если статья — это "контейнер", то ресурсная ведомость — это полный список его содержимого с ценами.
Слева - иерархический список статей затрат и материалов, которые задаются на проект. Жирным выделены группирующие статьи. Сумма по ним считается из вложенных пунктов. Строки, выделенные красным — это незапланированные затраты. Они бросаются в глаза и помогают находить неучтенные расходы.
Справа - группы столбцов, которые отображают суммы по плану, сколько было заказано, оплачено и поставлено на объект:
Заявка (что хотим купить) → колонка «Заказано»
Счет (что оплачиваем) → колонка «Оплачено»
Акт/Накладная (что получили) → колонка «Поставлено»
Рассмотрим на примере, как использовать Статьи Бюджета
Статья: «Строительно-монтажные работы»
Лимит (План): 120 508 425,00 руб.
Исполнение (Заказано): 6 151 780,00 руб.
Что это значит? На все СМР выделено ~120.5 млн руб. Пока что есть оплаченные счета только на ~6.1 млн (около 5% от бюджета). Большая часть лимита ещё свободна.
Статья: «Кровельные работы»
Лимит (План): 70 000 000,00 руб.
Исполнение (Заказано): 6 000 000,00 руб.
Что это значит? Именно на кровлю ушла основная часть оплаченных счетов. Это логично: кровля — одна из дорогих работ в данном примере. Но даже здесь освоено менее 10% бюджета.
Статья: «Шпаклёвочные и малярные работы»
Лимит (План): 98 625,00 руб.
Исполнение (Заказано): 104 260,00 руб.
Что это значит? КРАСНЫЙ ФЛАГ! Сумма по оплаченным счетам(104 260 руб.) уже превысила изначально запланированный лимит (98 625 руб.) на 5 635 руб. Это прямое указание: нужно срочно разбираться, почему смета на эти работы оказалась выше плана.
Вывод по использованию статей:
Работы только начинаются, основные средства не задействованы.
Есть превышение бюджета по отделочным работам. Требуется вмешательство.
Как добавить бюджет подробнее описано тут (ссылка на подробную инструкцию)
Рассмотрим на примере, как использовать Ресурсную ведомость
Материал "Лента стеклотканевая самоклеящаяся (серпянка) X-Glass 50мм"
Лимит (План): 2 250 метров × 1,70 ₽ = 3 825 ₽
Заказано: 4 500 метров (остаток -2 250 м)
Оплачено: 2 250 метров × 1,69 ₽ = 3 800 ₽
Поставлено: 2 250 метров × 1,69 ₽ = 3 800 ₽
Что это значит? По смете требуется 2 250 метров ленты. Прораб подал заявку на 4 500 метров (вдвое больше). Из них уже 2 250 метров оплачены и получены на объект. Ещё 2 250 метров находятся в статусе «заказано, но не закуплено и не привезено». Т.е. закупка идет по плану, но в заявке было указано сверх лимита. Цена даже немного ниже запланированной.
Материал «Шпаклевка гипсовая Волма Финиш»
Лимит (План): 2 400 кг × 17 ₽ = 40 800 ₽
Заказано: 4 800 кг (остаток -2 400 кг)
Оплачено: 2 400 кг × 18,05 ₽ = 43 320 ₽
Поставлено: 800 кг × 18,05 ₽ = 14 440 ₽
Что это значит? КРАСНЫЙ ФЛАГ! Прораб заказал в 2 раза больше лимита (4800 кг вместо 2400 кг). Счёт был оплачен по более высокой цене, чем заложено в смете, при этом на объект поставлена лишь треть оплаченного объёма (800 кг из 2400 кг). Это означает фактический перерасход бюджета.
Материал «Скотч малярный 50мм»
Лимит (План): 7 500 метров × 2,00 ₽ = 15 000 ₽
Заказано: 7 500 метров
Оплачено: 7 500 метров × 1,94 ₽ = 14 550 ₽
Поставлено: 0 метров
Что это значит? Ситуация под контролем, но требует внимания. Материал заказан в полном соответствии с планом по количеству и даже по более низкой цене (экономия 450 ₽). Однако ключевая проблема — оплаченный товар ещё не доставлен на объект и требует контроля до поставки материала.
Две важные итоговые строки:
1. «По плану ресурсной ведомости» — запланированные материалы
План: 508 425 ₽
Заказано и оплачено: 151 780 ₽ (30% от плана)
Поставлено: 18 240 ₽ (3,6% от плана)
Вывод: Закупки только начинаются. Большая часть материалов ещё не заказана. Запрошены и оплачены материалы только на 30% от запланированного бюджета, но физически на объект привезено лишь 3,6% материалов. Это указывает на то, что оплаты идут быстрее, чем поставки. Необходимо пересмотреть график платежей и усилить контроль за отгрузками.
2. «Вне плана ресурсной ведомости» — незапланированные расходы
Заказано и оплачено: 6 006 400 ₽
Сюда входят: Авансы, доставка, песок — то, чего не было в исходной смете.
Вывод: Это означает, что фактические потребности стройки значительно превысили плановые расчёты. Каждая такая позиция требует отдельного согласования с руководством и, возможно, пересмотра общего бюджета проекта.