Содержание раздела

• описание состояний по позициям заявки
• описание статусов заявки
• работа с фильтрацией в реестре заявок

Описание состояний по позициям заявки

Состояние позволяет отследить текущий этап работы над заявкой. В каждом разделе системы расположение столбца, который отражает состояние документа находится в конце реестра.

Ниже перечислены все возможные состояния заявки:

Новая - В обработке - Сбор КП - КП Получено - Выбор поставщика - Выбран поставщик - (Доставлено) - Передано в оплату - Оплачено

• Новая - заявка создана, но не отправлена на согласование. Работа по ней ещё не началась
• В обработке - заявка находится на этапе согласования и ожидания отправки её в отдел снабжения
• Сбор КП - заявка отправлена в отдел снабжения. По ней ведется сбор счетов от поставщиков
• КП получено - счета от поставщиков получены и обработаны в системе (сопоставлены с позициями из заявки)
• Выбор поставщика - снабженец произвел конкурентный анализ и выбрал поставщиков, у которых предполагается закупка
• Выбран поставщик - вариант закупки утвердили(обычно это делает начальник снабжения), и из этого создался счет на оплату
• Передано в оплату - руководитель отправил сформированный счет на оплату в отдел бухгалтерии
• Оплачено - бухгалтерия оплатила счет и привязала платежную операцию(выписку) в системе 
• Доставлено - сотрудники на объекте приняли привезенные материалы и сформировали проект накладной в системе. Бухгалтерия загрузила УПД в систему и сопоставила(согласовала) её с проектом накладной, созданной прорабом

! ВАЖНО Нередко происходит, что сначала материалы поступают на объект, а потом уже их оплачивают, в системе можно отразить сначала доставку, а затем уже оплату. Доставку можно отразить после того, как был утвержден счет от поставщика. Т.е. есть возможность отследить: какие материалы были доставлены, но не оплачены и наоборот.

Описание статусов заявки

Стандартно, в системе заявку нужно отправить на согласование, согласовать и отправить в работу для отдела снабжения (чтобы далее велась работа с выбором поставщиков, оплаты счета и доставки)
Также есть возможность заявку отменить, отклонить, вернув обратно автору заявки для ее корректировки. Начальник снабжения, после того, как будет выбран поставщик для всех позиций по заявке, может перевести заявку в Исполнена, а прораб, после того, как получит все материалы на объект, то может Закрыть заявку.

Всего в системе возможны следующие переходы статусов:

Новая - Согласование - В работе - Исполнена - Закрыта - Отклонена - Отменена

Последовательность статуса может быть изменена при потребности. (Например: отдел ПТО отклоняет заявку прораба (автора заявки) и переводит заявку из Согласование  в Отклонена. Прораб же эту заявку переводит из Отклонена в Новая, меняет в соответствии с причиной отклонения, и снова отправляет заявку на Согласование . Т.е. переход будет таким Новая - Согласование  - Отклонена - Новая - Согласование  и далее по процессу)

! ВАЖНО заявка идет дальше в отдел снабжения, только когда достигнет статуса 

"В  работе"

!! ВАЖНО все процессы согласования настраиваются отдельно для каждой организации, так как процессы работы с заявками у всех отличаются. Чтобы корректно настроить процесс согласования конкретно под Вашу организацию для каждого сотрудника, пожалуйста, обратитесь в техподдержку. Так же, по настройке процессов согласования более подробно можно посмотреть тут.

Рассмотрим подробнее каждый статус:

• Новая - при создании заявки и сохранении её, она автоматически переходит в статус "Новая". В этом статусе заявку можно редактировать, менять название спецификации и т.д. Другими словами, заявка в этом статусе создана, как черновик. Это значит, что никто, кроме автора заявки, её не увидит.
• Согласование  - В форме создания/редактирования заявки, когда она находится в статусе "Новая" её можно из этой же формы отправить на согласование. Это действие присвоит заявке статус "Согласование ".  Обычно на этом этапе отдел ПТО проверяет заявку и может либо "Отклонить" заявку, оставив комментарии (указав причину), чтобы ее мог отредактировать автор заявки, либо отправить заявку на согласование, к примеру, главному инженеру нажав на соответствующий значок в чате документа либо в самом реестре Заявок.
• В работе - после согласования заявки одним или двумя отделами/сотрудниками, её дальше отправляют в работу уже для отдела снабжения. Т.е. на этом этапе создается запрос для отдела снабжения. 
• Отклонена - означает, что по какой-то причине заявку не одобрили и её нужно изменить автору заявки. Для редактирования заявки, её нужно перевести в статус "Новая", внести изменения и снова отправить на Согласование.
• Отменена - в случае, если нет потребности в позициях из заявки и она еще не отправлена "В работу", её можно "Отменить".
• Исполнена - начальник снабжения, после того, как будет выбран поставщик для всех позиций по заявке, может перевести заявку в "Исполнена".
• Закрыта - прораб, после того, как получит все материалы на объект, то может Закрыть заявку. Как отразить доставку материалов на объект описано в этой статье.

Работа с фильтрацией в реестре заявок

По статусам можно фильтровать заявки и отслеживать их. В зависимости от статуса, ячейка подсвечивается разными цветами. Фильтрация заявок в зависимости от их статуса: В обработке,  Согласование, В работе, Архив

• В обработке - заявки в статусе "В работе", для тех, кто распределяет их для обработки отделом снабжения
• Согласование - заявки в статусах Согласование,  т.е. находятся на этапе согласование
• В работе - заявки во всех статусах, кроме "Отменена" и "Закрыта", то есть по которым ведется работа в системе. Какая именно можно узнать из состояний заявки, они описаны выше в этой статье
• Архив - заявки в cтатусах "Отменена" и "Закрыта"